Udfordring

Accura stod med et af markedets udbredte standard advokatersystemer, hvori økonomi, dokumenthåndtering samt tids- og sagsstyring var samlet under en hat. Det er traditionelt anvendt i dele af advokatbranchen, men var slet ikke optimalt sammen med Accuras ønske om implementering af en mere fokuseret strategi omkring rådgivning og ydelser, som fordrede en mere detaljeret økonomistyring og mere avanceret dokumenthåndtering end hvad det gamle system kunne tilbyde. 

Accura har benhård fokus på kernekompetencer i erhvervsjuridisk regi samt rådgivning af koncerner, finansielle institutioner og fonde i forbindelse med handel af virksomheder og ejendomsporteføljer (M&A). Derudover en række øvrige specialer, som imødekommer erhvervslivets behov for specialiseret rådgivning. 

Med ønske om øget chargeability, effektiv sagsadministration og produktionsprincip for økonomistyring gik ACCURA i markedet efter best of breed løsninger til at indfri ønsker til ERP og tidsregistrering samt sags- og dokumenthåndteringsløsning som kunne hjælpe advokaternes fokus på det faglige arbejde.

Løsning

Netcompanys standardsystem, GetOrganized, blev valgt som best of breed system til at varetage sags- og dokumenthåndtering i tæt samspil med det valgte økonomisystem fra Deltek/Maconomy.

Igennem et implementeringsforløb med involvering af brugerrepræsentanter blev løsningen blev sat op omkring et klient/sags-univers, hvor der blev etableret en intuitiv og nem arbejdsflade, som bidrager med overblik og samler alle e-mails, dokumenter og essentielle nøgletal i en arbejdsflade.

Advokaternes hverdag cirkler omkring tusindvis af e-mails, som nemt gemmes på de rette sager i løsningen direkte fra Outlook, så ind- og udgående kommunikation kan ses i kontekst af den enkelte sag. GetOrganized giver samtidig mulighed for at udveksle dokumenter med eksterne parter og styret kontrollere de versioner, som dokumentet går igennem i tilblivelsesprocessen.

Med fokus på effektiv sagsadministration og salg af knowhow er styring af paradigmer og skabeloner vigtig for kvaliteten og kontrol af de ydelser, som ACCURA leverer til sine kunder.

Derfor etablerede man også et paradigmemodul, som indsamler best practises og sporer anvendelsen af skabeloner og paradigmer, så når nye versioner af disse opstår, er i stand til at følge med i, om de også implementeres som ønsket i de rette sammenhænge. 

Resultat

Det endelige system – der går under navnet GetOrganized Advokat – leverer den faglige understøttelse og behandling af sager med indbygget dokumenthåndtering, e-mail-arkivering og opgavestyring og leverer samtidig de nøgletal og styringsparametre, som der er behov for ift. forvaltning af sagen.

Løsningen trækker centrale data om tidsforbrug, projektøkonomi og klientkonto fra ERP-systemet og præsenterer informationer i et vindue. Tilsvarende kan man også tidsregistrere i ét vindue, så man slipper for at skulle ind i økonomisystemet.

På den led præsenterer GetOrganized Advokat de væsentligste oplysninger fra ERP-systemet side om side med sager, e-mails og dokumenter, så brugeren har overblikket i ét enkelt skærmbillede.

GetOrganized Advokat: 

• Let deling af viden og dokumenter på tværs af stort advokathus
• Understøtter avanceret videns- og arbejdsformsdeling i form af 'paradigmer'.
• Håndterer meget store mængder dokumenter og mails pr. sag samt fritekstsøgning.
• Alsidigt og skalérbart system, der hurtigt kan udbredes til nye virksomheder.
• Alle aktiviteter foregår i et system, der bl.a. trækker data om sagsøkonomi fra ERP.
• Meget intuitivt og let at lære på få timer.