Udfordring

Efter en analyse, udført af Gentofte Kommune, blev fem strategiske discipliner identificeret som drivere til at forbedre kommunens effektivitet. Kommunen stod samtidigt med to aldrende systemer: Et intranet og et ESDH-system (Captia/ScanJour).

Kommunen valgte derfor at udbyde de to løsninger i et kombineret udbud, da kommunes analyse konkluderede følgende:

"Der er behov for fortsat at have en platform, der understøtter Intranet og ESDH-funktionalitet – men der er samtidig behov for at omdefinere begreberne og skabe en sammenhængende platform, der kan integrere intranet og ESDH-funktionalitet samt understøtte samarbejde på tværs af alle medarbejdere i hele kommunen".

Målet med den nye løsning var således at frigøre, og dermed nyttiggøre, den store mængde viden og erfaring, som medarbejderne lå inde med med henblik på at skabe bedre arbejdsprocesser og samarbejde.

Løsning

Netcompany har igennem et agil implementeringsforløb, fordelt på 3 delleverancer, sammen med Gentofte Kommune, etableret den nye samarbejdsplatform.


Platformen bygger på 3 grundsten:

• Et intranet, som sikrer løbende kommunikation og information til medarbejderne.
• ESDH ved Netcompany's standard sagsplatform, GetOrganized, som rummer de formelle journaliserings-, aktindsigts- og arkivkrav omkring emnesager, geosager (sager, som stedfæstes med kommunens GIS-system) samt borgersager.  Løsningen understøtter den politiske sags- og udvalgsproces med dagsordensproduktion og referat, og med integration til eDagsorden kan politikkere få adgang til publicerede dagsordener og tilhørende bilag. Løsningen integrerer med KOMBITs serviceplatform mht. CVR og CPR data, digital post samt fjernprint.
• Samarbejdsrum, også baseret på GetOrganized, som igennem samarbejdselementer som diskussionsfora og sociale teknologier faciliterer dynamiske teams, som skal koordinere indsats og tiltag på tværs af forvaltninger, tid og sted.

Platformens fundament, på Microsoft teknologi, skaber en tværgående synergieffekt, hvor sømløs integration mellem samarbejdsplatformen, Skype for Business og Office pakken, gør medarbejderne i stand til at samarbejde på sager og dokumenter i både realtid og asynkront.

Gentofte Kommune valgte, i forbindelse med tildelingen af kontrakten, også at tildele opgaven som driftsleverandør, så Netcompany dels har stået for etableringen, men også nu varetager den daglige drift.

Platformen er gearet til udvidelse af øvrige system- og procesområder igennem GetOrganized "app builder", som løbende kan konsolideres på platformen - så Gentofte Kommune med én platform står rustet til at imødekomme fremtidens behov for effektiv styring og understøttelse af arbejdsgange.

Resultat

Løsningen har skabt en ny virtuel arbejdsplads, hvor der på den samme platform er nem adgang til kollegaer og kommunens viden, samt sager, som direkte spiller ind i kommunens daglige drift og borgerservice. Løsningen har vist sig populær og nem at komme i gang med for den enkelte medarbejder.

Løsningen har vist sig så populær, at den har kunne hjælpe sig selv i gang. Jeppe Bøgh Andersen, direktør for Økonomi, Borgerservice, HR, Forretningsudvikling og IT, udtaler:

"Læringsagenterne har selv oprettet et samarbejdsrum, hvor de har indsamlet viden om det nye system. Her har de intensivt benyttet diskussionsforummet, til at afklare muligheder og spørgsmål, hvilket nu betyder at både spørgsmål og svar er dokumenterede, så de andre læringsagenter og resten af kommunen kan få glæde af dem".

Med platformen har hver medarbejder fået en personlig side, hvor aktiviteter, personlige dokumenter og en visualisering af kommunens organisation og medarbejderens placering heri er tilgængelig.

Gentofte Kommune har fået mere end et nyt it-system. De har fået en platform, der nemt kan udvides med nye områder og fagsystemer.

Eksempelvis implementerede kommunen selv en ny politikerløsning på platformen på få uger, på opdrag fra Borgmesteren, efter en beslutning omkring implementering af opgaveudvalg efter den kommunale styrelseslov §17 stk 4. 
Gentofte Kommune stod selv for implementeringen ved at bruge platformens funktionselementer, men sammensat til det konkrete formål.

Gentofte Kommune overvejer løbende, hvilke opståede styringsbehov eller konsolideringstiltag, som platformen kan være med til at løfte.

F.eks. er kommunen allerede i gang med at udvide platformen med et Business Intelligence center, hvor forretningsinformation kan udstilles og videreudvikles af ledere og andre interessenter.

I støbeskeen ligger allerede brug af platformen til:

• Kontrakthåndtering
• Institutionsområder
• Procesunderstøttelse af bl.a. borgmesterbreve
• ITSM-system

Alt i alt har Gentofte Kommune fået en moderne it-platform, der understøtter kommunens bredde i ét samlet system.