I Grønlands Sermersooq Kommune blomstrer erhvervslivet på trods af sociale problemer i befolkningen. For et samfund beliggende i den arktiske region, er global politik, rasende snestorme og en stærk lokal kultur faktorer, der må påtænkes hver eneste dag, da de påvirker, hvordan erhverv og sociale ydelser kan og skal eksekveres.

Dette kræver, at kommunen bruger sine begrænsede ressourcer med stor omhu og nødvendiggør også et højt fleksibilitetsniveau. For en organisation, der administrerer 50% af landet og dets regionale udvikling, er det nødvendigt at have overblik, dyb indsigt og specialisering. Dette kræver et system, der kan understøtte alle disse faktorer samt imødekomme brugere på alle niveauer, så kommunen hurtigt kan implementere nye arbejdsrutiner og sikre at sagsbehandlere nemt kan lære at navigere det nye proceslandskab. 

Det var derfor nødvendigt at finde en sags- og dokumenthåndteringsplatform, der kunne understøtte en række forskellige arbejdsområder på én platform. Med mere end 1200 sagsbehandlere inden for organisationen og med store geografiske afstande, radiorelæsystemer og satellit internet var det vigtigt, at den nye platform var nem at bruge og implementere. Da der var et ønske om at konsolidere og forenkle IT-landskabet og øge den administrative disciplin blandt medarbejderne, skulle platformen også være i overensstemmelse med GDPR samt hjælpe organisationen med at overholde god regeringsskik og respektere informationsfrihed.

Sermersooq Kommune valgte GetOrganized som deres primære ESDH-platform, til dels da den kan drives og vedligeholdes af lokale Microsoft IT-specialister. Dette var en forudsætning, da det kunne blive nødvendigt at have hjælp og services på fysisk samme sted som brugeren. En del af implementeringen har derfor været at kvalificere en lokal leverandør for at sikre et godt serviceniveau.

Platformens brugervenlighed og dens evne til at blive konfigureret til dedikerede processer, samt en flersproget brugergrænseflade til de borgere der kun taler og læser grønlandsk, har gjort det muligt for kommunen at nå langt flere brugere samt køre mange flere processer inde på selve platformen. 

Den konstante brug gør det muligt for kommunen at lære af sine processer og dermed optimere arbejdsgange og servicere de lokale virksomheder med erhvervsudviklingstjenester samt sikre borgernes velfærd gennem leveringen af vigtige borgertjenester.

Resultater:

• En løsning der spænder hele organisationen og understøtter en flersproget og brugervenlig brugergrænseflade
• Strømlinet model til håndtering og definition af arbejdsgange
• Fremmer god regeringsskik og en forøget effektivitet blandt brugerne
• En platform for nuværende og fremtidige arbejdsprocesser med tæt integration med data registre for at lette administrationen