Utfordring

Etter en analyse utført av Gentofte kommune, ble fem strategiske punkter identifisert som drivere til å forbedre kommunens effektivitet. Kommunen sto samtidig med to aldrende systemer: Et intranett og et ESDH-system (Capita/ScanJour).

Kommunen valgte derfor å legge ut begge løsningene i et kombinert anbud etter at kommunens analyse konkluderte med følgende:

«Det er behov for å fortsatt ha en plattform som støtter intranett og ESDH-funksjonalitet, men det er samtidig et behov for å omdefinere begrepene og skape én sammenhengende plattform som kan integrere intranett og ESDH-funksjonalitet samt støtte samarbeid på tvers av alle medarbeidere i hele kommunen.»

Målet med den nye løsningen var å frigjøre og dermed nyttiggjøre den store kunnskapsmengden og erfaringen som medarbeiderne har med hensyn til å skape bedre arbeidsprosesser og samarbeid.


Løsning

Netcompany har gjennom en smidig implementeringsprosess fordelt på tre delleveranser sammen med Gentofte kommune, etablert den nye samarbeidsplattformen.


Plattformen brygger på tre grunnsteiner:

• Et intranett og sikrer løpende kommunikasjon og informasjon til medarbeiderne.
• ESDH ved Netcompanys standard saksplattform, GetOrganized, som rommer de formelle journaliserings-, saksinnsikts- og arkivkrav rundt emnesaker, geosaker (saker som stadfestes med kommunens GIS-system) samt borgersaker.  Løsningen støtter den politiske salgs- og utvalgsprosessen med dagsordenproduksjon og referat, og med integrering til eDagsorden kan politikerne få tilgang til publiserte dagsordener og tilhørende bilag. Løsningen integreres med KOMBITs serviceplattform med hensyn til CVR- og CPR-daga, digital post samt fjerntrykk.
  Samarbeidsrom, også basert på GetOrganized, som gjennom samarbeidselementer som diskusjonsforum og sosiale teknologier, fasiliteter dynamiske team som skal koordinere innsatser og tiltak på tvers av forvaltninger, tid og sted.
• Plattformens fundament er basert på Microsoft-teknologi og skaper en tverrgående synergieffekt hvor sømløs integrering mellom samarbeidsplattformen, Skype for Business og Office-pakken gjør medarbeiderne i stand til å samarbeide i saker og dokumenter både i sanntid og asynkront.

Gentofte kommune valgte, i forbindelse med tildeling av kontrakten, også å tildele oppgaven som driftsleverandør, så Netcompany har dels stått for etableringen, men har også hand om den daglige driften.

Plattformen har kapasitet for utvidelse til øvrige system- og prosessområder igjennom GetOrganizeds applikasjonsbygger, som løpende kan konsolideres på plattformen. Dermed står Gentofte kommune rustet med én plattform for å imøtekomme fremtidens behov for effektiv styring og støtte av arbeidsprosesser.


Resultat

Løsningen har skapt en ny, virtuell arbeidsplass med enkel tilgang til kolleger og kommunens kunnskap samt saker som direkte påvirker den daglige driften og servicen overfor borgerne. Løsningen har vist seg populær og enkel  komme i gang med for den enkelte medarbeideren.

Løsningen har vist seg så populær at den har kunnet hjelpe seg selv i gang. Jeppe Bøgh Andersen, direktør for Økonomi, Borgerservice, HR, Forretningsutvikling og IT, sier:

«Læringsagentene har selv opprettet er samarbeidsrom hvor de har samlet inn kunnskap om det nye systemet. Her har de intensivt benyttet seg av diskusjonsforumet for å avklare muligheter og spørsmål, og det betyr at både spørsmål og svar er dokumentert slik at andre læringsagenter og resten av kommunen kan få glede av dem.»

Med plattformen har hver medarbeider fått en personlig side hvor aktiviteter, personlige dokumenter og en visualisering av kommunens organisasjon og medarbeidernes plassering er tilgjengelig.

Gentofte kommune har fått mye mer enn et nytt IT-system. De har fått en plattform som enkelt kan utvides med nye områder og fagsystemer.

For eksempel implementerte kommunen selv en ny politikerløsning på plattformen i løpet av noen få uker, på oppdrag av borgemesteren etter en beslutning om implementering av oppgaveutvalg etter den kommunale styrelsesloven §17 kap. 4. 
Gentofte kommune stod selv for implementeringen ved å bruke plattformens funksjonselementer og satte dem sammen til konkrete formål.

Gentofte kommune overveier løpende hvilke oppståtte styringsbehov eller konsolideringstiltak som plattformen kan være med på å løfte.

F.eks. er kommunen allerede i gang med å utvide plattformen med et Business Intelligence Center, hvor forretningsinformasjon skal samles og videreutvikles av ledere og andre interessenter.

I startfasen ligger det allerede bruk av plattformen til:

• Kontrakthåndtering
• Institusjonsområder
• Prosesstøtte av bl.a. borgmestebrev
• ITSM-system

Alt i alt har Gentofte kommune fått en moderne IT-plattform som støtter kommunens bredde i ett samlet system.