Udfordring

Boligadministration er til en vis grad en forudsigelig størrelse. DAB varetager i princippet driften af 250+ virksomheder med udarbejdelse af regnskaber, opkrævning af husleje, renovering, byfornyelse, forsyning (el, vand, varme), klager over naboens kanariefugl – kort sagt: ALT hvad som der hører lejeboligen til, for samlet set 48.000 lejere.

Hver boligselskab/afdeling har sin egen valgte bestyrelse, som repræsenterer beboerdemokratiet og som beslutter og godkender regnskaber og budgetter, som skal falde på bestemte tidspunkter af året. Varslinger omkring husleje forhøjelser og antenne valg hører ligeledes med til administrative områder som DAB varetager for deres kunder.

DAB ønskede en løsning som kunne støtte sagsfabrikken i de årligt tilbagevende aktiviteter som skal afvikles i henhold til cirkulærer og reglementer og lejeloven, og samtidig løfte overblikket over hvilke arbejdsbelastninger, som kommer i de kvartalspuljer, som meget af forretningen er drevet af. Dette overblik og processer herom var decentralt organiserede omkring enkelte forvaltningsgrupper med egne excel ark og årshjul og man ønskede en mere ensrettet og sikker måde at håndtere dette.

Løsningen

GO:Bolig er en særlig opsætning af GetOrganized til Almennyttige Boligselskaber, som er blevet til i et tæt samarbejde med DAB og vores samarbejdspartner: EG Datainform. Løsningen er indrettet omkring de primære objekter i en boligadministration: lejeren, lejemålet, boligen og boligselskabet hvor på der i GO:Bolig afvikles sager relateret til en af disse fire objekter.

GO:Bolig er integreret med EG Bolig, som ejer masterdata omkring alle lejemål, lejere og boligafdelinger samt den interne organisering af DAB.

Via EG Boligs rollesystem – tildeles opgaver, ved de i GO:Bolig definerede arbejdsgange – til de rette personer hos DAB, så alle processer nu er penslet ud i opgaver, som den enkelte medarbejder skal følge og kan se i en samlet oversigt.

Resultat

Løsningen har givet DAB den ønskede centrale måde at styre sagstyper og opgaveforløb, så de enkelte afdelinger har sagt farvel til excel som de afgørende styringsredskab og nu styres af de forløb som er indlagt i løsningen. Dette giver sikkerhed for faste trin i sagsbehandlingen, overholdelse af frister og ensartet brug af skabeloner og kommunikation til lejere.