DAB
Hvordan får man best mulig strøm til en saksfabrikk som er styrt av årlige, gjentatte forvaltningsaktiviteter og en daglig drift som er basert på 48 000 leieboeres ønske om å få tilhøre ett av de over 250 boligselskapene man forvalter?
Utfordring
Boligadministrasjonen er til en viss grad av en forutsigbar størrelse. DAB ivaretar i prinsippet driften av over 250 virksomheter med utarbeidelse av regnskap, innkreving av husleie, renovering, byfornyelse, forsyning (strøm, vann, varme), klager om naboens kanarifugler ... kort sagt: Alt som hører leieboligen til for totalt 48 000 leieboere.
Hvert boligselskap/avdeling har et eget styre som representerer beboerdemokratiet og som beslutter og godkjenner regnskap og budsjett til et fast tidspunkt hvert år. Varslinger om høying av leiepris og antennevalg, hører også med de administrative oppgavene som DAB ivaretar for kundene.
DAB ønsket en løsning som kunne hjelpe saksfabrikken med en tilbakevendende oppgavene som skal avvikler i henhold til rundskriv, reglementer og leieloven, og samtidig løfte oversikten over hvilken arbeidsbelastning som kommer i kvartalspuljene som forretningen er drevet av. Denne oversikten og prosessene rundt, var desentralt organisert rundt enkelte forvaltningsgrupper med egne Excel-ark og årshjul, og man ønsket en med helhetlig og sikker måte å håndtere dette på.
Løsningen
GO:Bolig er en spesiell utgave av GetOrganized til allmennyttige boligselskaper, som ble til i nært samarbeid med DAB og vår samarbeidspartner EG Datainform. Løsningen er innrettet rundt hovedmålene i boligadministrasjonen: leieboeren, leiermålet, boligen og boligselskapet. GO:Bolig brukes til å avvikle saker som relatere til ett av disse fire objektene.
GO:Bolig er integrert med EG Bolig, som eier stamdataene for alle leiermål, leietakere og boligavdelinger, og den interne organisasjonen i DAB.
Via EG Boligs rollesystem tildeles oppgaver etter de definerte prosessene i GO:Bolig til relevante personer hos DAB, slik at alle prosesser er nå penslet ut i oppgaver som den enkelte medarbeideren kan følge med på og ha i en samlet oversikt.
Resultat
Løsningen har gitt DAB en sentral måte å styre sakstyper og oppgaver på, slik at de enkelte avdelingene har sagt farvel til Excel som det primære styringsverktøyet, og de styres nå av den prosessen som er lagt inn i løsningen. Dette gir garanti om faste trinn i saksbehandlingen, overholdelse av frister og ensartet bruk av maler og kommunikasjon til leietakeren.
DAB har lagt inn over 100 prosesser i systemet som arbeidsgrupper i DAB har vært med på å utarbeide i fagspesifikke utvalg, og som etterfølgende er lagt inn i GetOrganized' prosessmodul av DAB selv.
Boligadministrasjonen er til en viss grad av en forutsigbar størrelse. DAB ivaretar i prinsippet driften av over 250 virksomheter med utarbeidelse av regnskap, innkreving av husleie, renovering, byfornyelse, forsyning (strøm, vann, varme), klager om naboens kanarifugler ... kort sagt: Alt som hører leieboligen til for totalt 48 000 leieboere.
Hvert boligselskap/avdeling har et eget styre som representerer beboerdemokratiet og som beslutter og godkjenner regnskap og budsjett til et fast tidspunkt hvert år. Varslinger om høying av leiepris og antennevalg, hører også med de administrative oppgavene som DAB ivaretar for kundene.
DAB ønsket en løsning som kunne hjelpe saksfabrikken med en tilbakevendende oppgavene som skal avvikler i henhold til rundskriv, reglementer og leieloven, og samtidig løfte oversikten over hvilken arbeidsbelastning som kommer i kvartalspuljene som forretningen er drevet av. Denne oversikten og prosessene rundt, var desentralt organisert rundt enkelte forvaltningsgrupper med egne Excel-ark og årshjul, og man ønsket en med helhetlig og sikker måte å håndtere dette på.
Løsningen
GO:Bolig er en spesiell utgave av GetOrganized til allmennyttige boligselskaper, som ble til i nært samarbeid med DAB og vår samarbeidspartner EG Datainform. Løsningen er innrettet rundt hovedmålene i boligadministrasjonen: leieboeren, leiermålet, boligen og boligselskapet. GO:Bolig brukes til å avvikle saker som relatere til ett av disse fire objektene.
GO:Bolig er integrert med EG Bolig, som eier stamdataene for alle leiermål, leietakere og boligavdelinger, og den interne organisasjonen i DAB.
Via EG Boligs rollesystem tildeles oppgaver etter de definerte prosessene i GO:Bolig til relevante personer hos DAB, slik at alle prosesser er nå penslet ut i oppgaver som den enkelte medarbeideren kan følge med på og ha i en samlet oversikt.
Resultat
Løsningen har gitt DAB en sentral måte å styre sakstyper og oppgaver på, slik at de enkelte avdelingene har sagt farvel til Excel som det primære styringsverktøyet, og de styres nå av den prosessen som er lagt inn i løsningen. Dette gir garanti om faste trinn i saksbehandlingen, overholdelse av frister og ensartet bruk av maler og kommunikasjon til leietakeren.
DAB har lagt inn over 100 prosesser i systemet som arbeidsgrupper i DAB har vært med på å utarbeide i fagspesifikke utvalg, og som etterfølgende er lagt inn i GetOrganized' prosessmodul av DAB selv.
