Utfordring

Vestas har, som andre store internasjonale organisasjoner, et stort behov for å understøtte kjerneprosesser og avdelinger med IT-systemer. Vestas har flere plafformer, inkludert SharePoint, og man ønsket en raskere mulighet for å kunne etablere løsninger på plattformen og serve forretningen med applikasjonsstøtte. Derfor søkte de et rammeverk som var fleksibelt og kunne omfatte mange forskjellige bruksvarianter. Videre ønsket de en struktur rundt den måten som man behandler og arbeider med dokumenter på, slik at de kunne komme bort fra filstasjoner og mangel på oversikt.

Løsning

Vestas valgte GetOrganized etter å ha gjennomført et PoC-forløp som viste at man raskt kunne skape løsninger i Vestas SharePoint-miljø og at GetOrganized sin tekniske håndtering av SharePoint, overensstemte med deres bedriftsarkitektur.

Rent konkret, etablerte Vestas SharePoint-avdeling og Netcompany i fellesskap, en GoAPP til Vestas' innkjøpsavdeling slik at det kunne skapes rammebetingelser for hvordan Vestas desentralt forstår innkjøp av ytelser ut fra regler og kontraktsrammer satt opp sentralt. På den måten fikk innkjøpsavdelingen i større grad muligheten til å følge med på desentrale anskaffelser og iverksette en godkjenningsprosess i forhold til standardbetingelsene man skal bruke i utgangspunktet. For å bevise integrasjonsmulighetene, etablerte man integrasjon til SAP via Business Connectivity Services , slik at leverandørdata kunne brukes på innkjøpssaker og at det ble skapt et tydelig bilde av de kontraktrammer som gjelder for de forskjellige leverandørene.

Etterfølgende har Vestas etablert fem andre GoAPP-er, blant annet:

• GoAPP: "Legal" til den juridiske avdelingen som tidligere brukte et advokatsystem.
• GoAPP: "Statutory Filing" til deres samsvarsavdelingen som fører tilsyn med rettidig innsendelse av myndighetsdokumentasjon for alle Vestas' datterselskaper over hele verden.
• GoAPP: "Vestas Online Collaboration Workspaces" hvor interne brukere legger materiell som eksterne kunder får tilgang til via en SAP-portal.
• GoAPP: "Investment Governance Projects" hvor Vestas samarbeidsprosjekter håndteres, dokumenteres og rapporteres til toppledelsen.
• GoAPP: "Sales SharePoint" til deres salgsavdeling for håndtering av alle salgsprosjekt.

Resultat

Vestas er nå i stand til å selv skape flere GoAPP-er med produktet, og er i bedre stand til å kunne oppfylle selskapets behov for dokumentsentriske saksbehandlingssystemer som brukes i den administrative delen av Vestas. Videre utvikler Vestas egne, spesialiserte komponenter som supplerer løsningen eller fokuserer på integrasjoner mot back-end-systemer for dokumenthåndtering.

Med GoAPP-konseptet finnes det nå tydelige rammer for hvordan et nytt forretningsområde skal understøttes og styres i forhold til å bevege seg innenfor standardrammer og funksjonalitet slik at man fokuserer på konfigurasjon og sammensetning av løsningen. Og det er bare i spesielle tilfeller som det utvikles egne funksjoner for bedriftsspesifikke elementer.