Stærk sags- og dokumenthåndtering
Horten er et af Danmarks største advokathuse med 238 ansatte som har fokus på at levere et højt fagligt og etisk niveau af rådgivning til deres klienter. Horten arbejder med forretningsorienterede løsninger og har indgående kendskab til en lang række brancher og sektorer, og løser juridiske problemstillinger som enten berører disse direkte eller går på tværs. Horten skræddersyer rådgivning og leverer ekspertise indenfor mere end 20 erhvervsjuridiske og offentligretlige specialer.
Udfordringer:
Som et af Danmarks førende advokathuse ønskede Horten at styrke deres faglige behandling af sager med et moderne og procesunderstøttende værktøj til sags og dokumenthåndtering. Som en del af et initiativ omkring ”effektiv sagsadministration” – var især fem overordnede indsats områder vigtige at realisere med IT understøttelse for at sikre fuld elektronisk understøttelse af sagsbehandlingen.
Horten havde brug for et stærkere redskab end den simple dokumentarkiverings funktionalitet, som fandtes i forlængelse af deres standard Navision baserede system fra Capto: Advo+. Det gamle system understøttede ikke i særlig udpræget grad de processer, som gælder for den stadig mere komplekse og individuelle sagsbehandling og som udgør størstedelen af Hortens forretning. Bedre overblik over sagers indhold, økonomi og tidsforbrug var nødvendigt at løfte til et nyt niveau for at sikre bedre styring, samarbejde og vidensdeling og derved bedre understøttelse af forretningen som helhed.
Løsning:
Netcompany gennemførte projektet følgende Netcompanys’s ECM metode, som omfattede afdækning af alle aspekter omkring sags- og dokument håndtering, fra den tekniske tilrettelæggelse af en ny infrastruktur baseret på SharePoint 2010 og SQL 2012, integrationer til Navision/Advo+, konvertering af dokumenter fra Advo+ til GetOrganized samt den forretningsmæssige implementering ved etablering af klient, paradigme og sagsrum til at understøtte det faglige arbejde som Hortens medarbejdere udfører for deres klienter.
Med GetOrganized Advokat har Horten fået realiseret et værktøj som understøtter:
- Det papirløse kontor: scanning af fysisk materiale med arkivering samt håndtering af dokumenter og mails i samme elektroniske sagsmappe. Søgning og preview funktionalitet muliggør hurtigt indblik og aggeren på opsamlet og delt materiale.
- Effektiv sagsadministration: sagstyper kan via paradigmer udpensles i opgaver/frister og standard skabeloner, som sikrer at de enkelte sagstyper afvikles efter best practises
- Effektiv sagsbehandling: sømløs integration til Office og Outlook realiserer versionering af dokumenter samt smidig udveksling af dokumenter over e-mail, som frigør tid til den egentlige faglige sagsbehandling frem for håndtering af materiale
- -Økonomisk overblik og indblik: sagsteam’et kan løbende følge med i økonomiske nøgletal for sagen således at der er overblik over tidsforbrug vs. budget og indsats kan styres ift. økonomiske styringsredskaber
