Utfordringer

Som et av Danmarks største advokatbyråer, ønsket Horten å styrke sin faglige behandling av saker med et moderne og prosesstøttende verktøy for saks- og dokumenthåndtering. Som en del av et initiativ til «effektiv saksadministrasjon» var det spesielt fem overordnede områder som var viktige å realisere med IT-hjelp for å sikre fullstendig elektronisk støtte av saksbehandlingen.

Horten trengte et bedre redskap enn den enkle dokumentarkiveringsfunksjonaliteten som fantes i det standard Navision-baserte systemet fra Capto: Advo+. Det gamle systemet støttet ikke i noen særlig grad de prosessene som gjelder for stadig med kompleks og individuell saksbehandling, og som utgjør den største delen av Hortens virksomhet. Bedre oversikt over sakenes innhold, økonomi og tidsforbruk, var nødvendig for å løfte prosessen til et nytt nivå og sikre bedre styring, økt samarbeid og kunnskapsdeling for å oppnå bedre støtte av forretningen som en helhet.


Løsning

Netcompany gjennomførte prosjektet ved hjelp av vår ECM-metode, som omfatter avdekning av alle aspekter rundt saks- og dokumenthåndtering, fra teknisk tilretteleggelse av ny infrastruktur basert på SharePoint 2010 og SQL 2012, integrasjoner til Navision/Advo+, konvertering av dokumenter fra Advo+ til GetOrganized samt den forretningsmessige implementeringen ved etablering av klient, paradigme og saksrom for å støtte det faglige arbeider som Hortens' medarbeidere utfører for kundene.

Med GetOrganized Advokat har Hortens fått realisert et verktøy som støtter:

• Det papirløse kontoret med skanning av fysisk materiale og arkivering og håndtering av dokumenter og e-postmeldinger i samme elektroniske saksmappe. Funksjoner for søk og forhåndsvisning gjør det mulig å få et raskt innblikk med oppsamlet og delt materiale.

• Effektiv saksadministrasjon: Via paradigmer kan sakstypene utpensles i oppgaver/frister og standardmaler som sikrere at de enkelte sakstypene avvikles etter beste praksis.

• Effektiv saksbehandling: Sømløs integrasjon til Office og Outlook realiserer versjonering av dokumenter samt en smidig utveksling av dokumenter via e-post, noe som frigjør tid til den faglige saksbehandlingen istedenfor å måtte håndtere materialet.

• Økonomisk oversikt og innblikk: Saksteamet kan løpende følge med på økonomiske nøkkeltall for saken, slik at man får oversikt over tidsforbruk Vs budsjett slik at innsatsen kan styres etter økonomiske styringsverktøy.

Med løsningen arbeider 238 medarbeidere nå mye smartere og mer effektivt sammen, og kan dele kunnskap, dokumenter og e-postmeldinger i én og samme løsning.